Avizul de expediție este una dintre piesele fluxului de livrare, însă procesul începe mai devreme: cu o comandă verificată, stoc disponibil și o echipă care știe ce produse trebuie pregătite. Documentele și momentul înregistrării ieșirii trebuie stabilite conform procedurilor contabile și comerciale ale firmei.
Pași pentru pregătirea unei livrări
- Confirmă comanda și adresa de livrare.
- Verifică disponibilul în depozitul din care se va expedia.
- Pregătește produsele și compară-le cu liniile comenzii.
- Emite documentul de expediție potrivit procesului și păstrează referința comenzii.
- Urmărește plecarea mărfii și actualizează starea internă a livrării.
Separă pregătirea, verificarea și expedierea atunci când volumul permite. În caz de diferență, echipa trebuie să poată opri livrarea înainte ca documentul să fie considerat final. Dacă transportul poate intra în sfera RO e-Transport, verifică separat obligațiile și datele necesare.
JCont Cloud include avize în procesele de gestiune, iar codul UIT poate fi generat din aviz. Consultă programul de gestiune, pagina e-Transport și modulul WMS.
Verificări înainte de plecare
- Produsele și cantitățile corespund comenzii?
- Este corect depozitul și destinatarul?
- Documentele sunt corelate cu operațiunea reală?
- A fost analizată aplicabilitatea e-Transport, dacă este relevant?
Notă: articolul este educațional, nu stabilește documentele obligatorii pentru fiecare tranzacție. Verifică procedura și normele în vigoare cu contabilul firmei.
Surse oficiale: Normele privind documentele financiar-contabile; OUG nr. 41/2022.
Testează fluxul de livrare cu un scenariu din activitatea ta: Încearcă gratuit.
Închiderea fluxului de expediere
Documentele necesare depind de relația dintre părți, momentul facturării și regulile aplicabile. Înainte de expediere, compară articolul, cantitatea, depozitul și destinația cu comanda aprobată. După încărcare, păstrează legătura dintre documentul de ieșire, transport și confirmarea livrării.
- Verifică liniile comenzii care sunt pregătite.
- Separă produsele lipsă și livrările parțiale.
- Confirmă documentele cu responsabilul comercial și contabilul.
- Înregistrează ieșirea conform procedurii firmei.
- Arhivează dovada livrării și notează diferențele.
Dacă operațiunea intră în sfera e-Transport, codul UIT și declarația sunt o etapă distinctă, conform ghidului oficial curent. Un flux integrat poate păstra referințele între documente, dar nu stabilește singur momentul transferului de proprietate sau tratamentul contabil.
Verificare de închidere
După confirmarea livrării, compară cantitatea predată cu documentele și închide diferențele rămase. Dacă există livrare parțială, înregistrează explicit ce urmează să fie expediat și cine urmărește restul. Acest pas face reconcilierea ulterioară mai clară pentru vânzări și depozit.
Articole conexe
- Codul UIT și e-Transport: organizarea datelor înainte de expediere
- e-Transport: cum verifici dacă o operațiune intră în sfera sistemului
- Stocurile în e-commerce: cum previi diferențele dintre canale
Vrei să vezi cum se potrivește JCont Cloud fluxurilor firmei tale? Încearcă gratuit.