Facturile furnizorilor pot ajunge în RO e-Factura, însă simpla lor disponibilitate nu înlocuiește verificarea comercială și contabilă. Firma trebuie să coreleze documentul cu comanda, recepția și condițiile convenite, apoi să urmeze procesul intern de aprobare și înregistrare.
Un flux recomandat pentru echipă
- Stabilește cine verifică periodic documentele primite și cine este înlocuitorul.
- Asociază factura cu achiziția și recepția corespunzătoare, acolo unde există.
- Verifică furnizorul, articolele, cantitățile și valorile față de documentele de livrare și contract.
- Semnalează neconcordanțele responsabilului de achiziții și contabilului.
- Arhivează documentul împreună cu aprobările și notele interne.
O listă de urmărire poate include furnizorul, data documentului, referința comenzii, persoana care verifică și starea internă. Starea din sistemul ANAF și aprobarea internă sunt informații distincte, deci nu le trata ca echivalente.
JCont Cloud poate prelua e-Facturile primite de la furnizori din SPV. Vezi pagina e-Factura și fluxurile de achiziție și gestiune.
Ce să clarifici cu contabilul
- Ce documente justificative trebuie păstrate?
- Cum se tratează diferențele dintre factură și recepție?
- Ce procedură se aplică documentelor contestate sau corectate?
Notă: materialul este educațional și nu stabilește tratamentul fiscal sau contabil. Verifică regulile curente cu ANAF și contabilul firmei.
Surse oficiale: informațiile ANAF despre RO e-Factura; Codul fiscal, art. 319; Legea contabilității nr. 82/1991.
Explorează modul de gestionare a documentelor: Încearcă gratuit.
Reconciliere operațională la primire
Preluarea unei facturi nu confirmă automat că marfa a sosit, că prețul corespunde comenzii sau că documentul este pregătit pentru înregistrare. Verifică în trei puncte: factura primită, comanda ori acordul comercial și documentul de recepție. Pentru servicii, compară perioada și livrabilele cu contractul; pentru bunuri, compară articolele și cantitățile cu recepția efectivă.
- Identifică furnizorul, numărul și data documentului.
- Leagă factura de comanda și recepția corespunzătoare.
- Marchează diferențele și persoana care le clarifică.
- Predă documentul contabilului conform procedurii interne.
Dacă o factură lipsește din flux, verifică perioada de căutare, accesul SPV și mesajele disponibile înainte să ceri retransmiterea. Păstrează separat dovada preluării și decizia privind înregistrarea. JCont Cloud poate prelua e-Facturi de la furnizori, dar verificarea comercială și contabilă rămâne în responsabilitatea firmei.
Verificare de închidere
Stabilește un termen intern pentru clarificarea diferențelor și nu lăsa facturile cu neconcordanțe într-o listă fără responsabil. O notă cu întrebarea, persoana de contact și răspunsul furnizorului oferă context contabilului și reduce verificările repetate între echipe.
Articole conexe
- e-Factura în SPV: ghid practic de la XML la confirmare
- Documente pentru contabilitate: cum pregătești un flux lunar
- XML și PDF: care este diferența în RO e-Factura?
Vrei să vezi cum se potrivește JCont Cloud fluxurilor firmei tale? Încearcă gratuit.