Recepția este punctul în care documentele furnizorului se întâlnesc cu marfa livrată. Un proces consecvent permite identificarea diferențelor înainte ca produsele să intre în stoc și să fie folosite sau vândute. Documentul NIR are rol în evidența recepției potrivit procedurilor aplicabile firmei.
Pașii de la sosire la evidență
- Compară produsele și cantitățile primite cu comanda și documentele de livrare.
- Notează lipsurile, surplusurile sau deteriorările și comunică-le responsabilului de achiziții.
- Înregistrează recepția potrivit documentelor și regulilor interne.
- Emite și verifică NIR-ul atunci când este necesar pentru procesul firmei.
- Actualizează stocul și păstrează legătura cu documentul furnizorului.
Nu folosi recepția ca simplu pas de introducere a unei facturi. Cantitățile documentate și cele fizice trebuie comparate, iar diferențele trebuie tratate conform politicilor comerciale și contabile. Pentru reguli de întocmire și păstrare a documentelor, verifică normele oficiale și discută cu contabilul.
JCont Cloud poate genera NIR la recepția mărfii și actualizează stocurile. Descoperă programul de gestiune și funcțiile de depozit din WMS.
Checklist de recepție
- Comanda și livrarea se referă la același furnizor?
- Unitățile de măsură și cantitățile sunt comparabile?
- Este înregistrată orice diferență observată?
- Documentele au fost transmise persoanei responsabile?
Notă: text educațional, fără valoare de consultanță contabilă. Verifică documentele și normele aplicabile cu contabilul.
Surse oficiale: Normele privind documentele financiar-contabile; Legea contabilității nr. 82/1991.
Testează recepția cu un scenariu real din firmă: Încearcă gratuit.
Ce faci când recepția nu corespunde documentelor
Diferențele pot apărea la cantitate, articol, ambalaj, deteriorare sau unitatea de măsură. Oprește confirmarea automată până când persoana responsabilă verifică situația și notează observația conform procedurii. Nu modifica documentele furnizorului pentru a face valorile să pară egale; păstrează documentele primite și cere clarificări comerciale.
- Compară bunurile cu avizul și factura furnizorului.
- Înregistrează separat cantitatea și diferența observată.
- Documentează deteriorarea prin canalele aprobate.
- Stabilește cine aprobă recepția parțială.
- Verifică stocul actualizat în depozitul corect.
NIR-ul este folosit în fluxul de recepție și gestiune, însă conținutul și tratamentul lui depind de operațiune și reglementările aplicabile. Consultă normele actuale și procedura firmei. După recepție, atribuie loturile sau seriile acolo unde sunt urmărite, pentru ca diferențele să poată fi explicate ulterior.
Verificare de închidere
La recepții complexe, stabilește dinainte cum se identifică marfa în tranzit, bunurile deteriorate și livrările parțiale. O zonă fizică separată și o stare clară în evidență reduc riscul ca produsele neverificate să fie rezervate sau expediate din greșeală.
Articole conexe
- Inventarierea stocurilor: cum pregătești echipa și documentele
- Mai multe depozite: cum păstrezi vizibilitatea asupra stocului
- Închiderea lunii pentru stocuri: reconciliere și documente
Vrei să vezi cum se potrivește JCont Cloud fluxurilor firmei tale? Încearcă gratuit.