Inventarierea este mai mult decât numărarea produselor. Ea presupune organizare, documente și analiza diferențelor dintre situația fizică și evidență. Procedurile și responsabilitățile trebuie stabilite potrivit legislației și regulilor interne ale entității.
Pregătirea inventarului
- Stabilește perioada, zonele și persoanele implicate.
- Definește cum se identifică produsele și cum se consemnează unitățile de măsură.
- Organizează documentele de intrare, ieșire și transfer care pot afecta situația stocului.
- Explică echipei cum se raportează produsele deteriorate, fără etichetă sau cu identificare incertă.
În timpul și după numărare
Numără stocul conform procedurii stabilite și păstrează evidența zonelor verificate. Compară rezultatele cu datele sistemului doar după ce ai definit momentul de referință și operațiunile care pot continua în paralel. Pentru fiecare diferență, caută documentele și mișcările relevante înainte de a propune corecții. Aprobarea și înregistrarea rezultatelor trebuie făcute de responsabilii desemnați.
JCont Cloud WMS oferă inventariere cu scanarea codurilor de bare și funcții pentru mai multe depozite. Vezi WMS pentru stocuri și gestiunea documentelor.
Listă scurtă de verificare
- Există instrucțiuni și responsabilități documentate?
- Se poate identifica fiecare zonă și reper numărat?
- Diferențele sunt investigate, nu corectate automat?
- Rezultatul este revizuit și păstrat conform procedurilor?
Notă: articolul este educațional și nu descrie integral obligațiile de inventariere. Verifică normele actuale, frecvența și documentele necesare cu contabilul firmei.
Surse oficiale: Normele privind documentele financiar-contabile și inventarierea; Legea contabilității nr. 82/1991.
Vezi cum poate fi organizată evidența depozitului: Încearcă gratuit.
Plan pentru o inventariere controlată
Înainte de numărare, stabilește perimetrul, data, persoanele implicate și modul de tratare a mișcărilor pe durata inventarului. Grupează articolele pe zone și pregătește liste care identifică produsul fără a influența numărătoarea. Înregistrează separat bunurile în tranzit, produsele deteriorate și stocurile terților, potrivit procedurilor firmei.
- Definește echipele și responsabilitățile în scris.
- Numără sau măsoară după natura bunurilor.
- Reverifică diferențele semnificative.
- Compară rezultatul fizic cu evidența și documentează cauzele.
- Păstrează aprobările și documentele operațiunii.
Normele oficiale stabilesc organizarea inventarierii și cerințe privind comisia și procedurile; consultă forma actuală și situațiile speciale. Aplicația poate ajuta la colectarea datelor, dar administratorul și persoanele desemnate răspund de organizare. Nu ajusta soldurile înainte de clarificarea diferențelor cu contabilul.
Verificare de închidere
După operațiune, revizuiește dacă toate listele au fost semnate și dacă diferențele au explicații și aprobări. Păstrează procesele-verbale și documentele justificative în dosarul perioadei. Îmbunătățește procedura pentru anul următor pe baza dificultăților reale observate.
Articole conexe
- NIR la recepția mărfii: pași pentru evidență și verificare
- Loturi și serii: cum alegi nivelul potrivit de trasabilitate
- FIFO și FEFO în depozit: cum alegi metoda de ieșire
Vrei să vezi cum se potrivește JCont Cloud fluxurilor firmei tale? Încearcă gratuit.